Fondo Fijo
Es la cantidad de dinero en efectivo que se destina para el pago de gastos, adquisiciones o servicios menores que en forma habitual efectúan las diversas áreas del instituto conforme a sus requerimientos y que son necesarios para su rápida operatividad.
La reposición de estos fondos fijos se efectúa en forma periódica conforme se van realizando las comprobaciones correspondientes de los diversos pagos efectuados. Así mismo el resguardo de estos fondos fijos se encuentra bajo la responsabilidad de la secretaria de cada una de las áreas en las que se tienen establecidos, conjuntamente con el jefe del área, quien dispone los gastos, adquisiciones y servicios que deban pagarse con estos fondos.
Los fondos fijos son susceptibles de ser verificados e inspeccionados por la controlaría interna mediante el uso de la técnica de arqueos de caja periódicos y sorpresivos a efecto de monitorear el correcto y adecuado manejo de los mismos.
Existen muchos casos en los cuales, por medidas de control interno, todos los fondos se depositan en una cuenta bancaria, lo cual significa que no queda dinero disponible dentro de la organización para efectuar los pagos que deben liquidarse rápidamente y en efectivo. Este problema se soluciona mediante la creación de un “Fondo Fijo”, es decir, una suma de dinero que se extra de la cuenta corriente bancaria y queda en la empresa para hacer frente a distintos pagos que puedan surgir.
El fondo está sujeto a ciertas condiciones que establece la organización sobre su uso, tales como el monto máximo de pago, los conceptos permitidos y los no permitidos de ser abonados por este medio, monto mínimo de efectivo, etc. A su vez, es posible la existencia de varios fondos fijos en caso que la organización lo requiera, ya sea por contar con distintas localizaciones geográficas, separación física de distintas áreas de la organización, varios puntos de ventas y demás.
Ejemplo: En el área de mensajería de una empresa se requiere estar llevando paquetes para ser enviados fuera de la ciudad, por los que hay que pagar ciertas cantidades de dinero, de manera que al mensajero se le da el dinero en efectivo, tanto para el envío como para sus gastos de transportación y cuando regresa entrega los comprobantes de lo que gastó, y así durante el día o la semana, según sea el caso, y la persona encargada de dicho fondo, procede diariamente o semanalmente a comprobarlo ante el cajero general y este le entrega efectivo y esa operación se hace por tiempo indefinido.
- Creación
El fondo fijo se crea mediante la emisión de un cheque contra una cuenta corriente bancaria de la empresa, por el monto establecido, entregando los fondos a la persona responsable que estará a cargo de su manejo para que realice los pagos dentro de las condiciones establecidas.
Ejemplo: se crea un fondo fijo por el monto de $2.000, con la emisión de un cheque contra el Banco X cuenta corriente. Se registra de la siguiente manera:
- Funcionamiento
Una vez creado el fondo fijo, el responsable del mismo efectuará todos los pagos correspondientes y conservará la documentación pertinente, esto hasta el final de periodo contable, o bien, hasta que el monto de dinero disponible disminuya hasta cierta cantidad. En este momento se debe proceder a la rendición del fondo fijo, con la finalidad de volver a disponer del total del dinero previsto en el fondo.
- Rendición
A la hora de efectuar la rendición, el responsable del fondo fijo debe confeccionar lo que se llama “Planilla de rendición”, en la cual se especifican todos pagos que fueron realizados acompañados de los comprobantes correspondientes a cada uno.
Esta planilla, acompañada de los comprobantes, es elevada al área contable para que este tome conocimiento de los pagos efectuados, realice el control correspondiente, y registre las variaciones patrimoniales que se han producido.
Ejemplo: En el periodo se tuvo que emitir pagos por servicios, adelantos de sueldos y se compraron diversas cosas para la actividad cotidiana de la empresa. Todo esto se realizó con el dinero del fondo fijo, por lo que la registración de la rendición será:
- Reposición
Una vez hecha y registrada la rendición, lo que corresponde es llevar el mondo del fondo fijo a su valor original. Para esto, la registración es muy similar a la de creación. Siguiendo con el ejemplo sería así:
El fondo fijo de caja se refiere a el dinero en efectivo con que cuenta una empresa determinada para el uso especifico de la misma como puede ser gastos de uso externo e interno de la misma.
Su finalidad es la de conocer el mecanismo del fondo para poder registrar y controlar la creación, ampliación, cancelación parcial o total del mismo.
La cuenta que se utiliza en contabilidad para controlar estas operaciones generalmente se denomina “Fondo Fijo de Caja”.
- Funcionamiento
Del importe en efectivo que se destine para iniciar el Fondo Fijo:
Se carga: Del importe en efectivo que se requiera para incrementarlo
Se abona: Por la Cancelación parcial o total del fondo
Fuentes De Información:
- http://www.mitecnologico.com/Main/CajaYFondoFijo
- http://www.ieec.org.mx/transparencia/doctos/pol_cont_fon_fij.pdf
- http://igestion20.com/registracion-fondo-fijo-o-caja-chica/
Fecha de Consulta: 04/08/11
